Promotionsantrag

Aktuelles

Bitte beachten Sie das im Fakultätsrat am 11. Juli 2018 verabschiedete Papier für fakultätsinterne Standards während der Prüfungsphase.

 

Ablauf der Prüfungsphase: Einreichen der Dissertation

Seit 2014 erfolgt die Verwaltung des Promotionsverfahrens im Dokument­management­system der TUM Graduate School (TUM-GS), dem DocGS. Dies gilt auch für Doktoranden, die nicht Mitglied eines Graduiertenzentrums sind.

In Bezug auf diese Integration in DocGS gibt es drei Gruppen von Doktoranden. Zu welcher Gruppe Sie gehören, hängt vom Zeitpunkt der Eintragung in die Promotionsliste ab.

  • Bitte besprechen Sie mit Ihrer Betreuerin oder Ihrem Betreuer einen sinnvollen Abgabeschluss, da Sie nicht ohne seine Zustimmung abgeben können.
  • Die Termine zur Einreichung Ihres Promotionsantrags in den Fakultätsrat finden Sie auf der Website des Dekanats. Die vom Promotionsamt vorgeschriebene Einreichungsfrist von 14 Arbeitstagen vor der Fakultätsratssitzung können Sie auf eigene Verantwortung unterschreiten. Das bedeutet für Sie, dass sich jede am Promotionsverfahren beteiligte Person so gut wie möglich bemühen wird, Ihren Antrag in die nächste Fakultätsratssitzung einzubringen – die Fakultät behält sich jedoch vor, dass das, z. B. krankheitsbedingt, nicht klappt. Ihr Antrag wird in diesem Fall automatisch in der nächsten Sitzung behandelt.
  • Mit dieser Zeitkalkulation verschaffen Sie sich einen groben Überblick über die Dauer des Verfahrens:

  • Bitte klären Sie, ob Sie kumulativ promovieren wollen (weitere Informationen hier).
  • Es gibt keine Formvorschriften bei der Abfassung der Dissertation in Bezug auf Schriftgröße, Randbreite etc. Nur das Titelblatt ist formalisiert (siehe unten), alles andere bleibt Ihnen als Autorin oder Autor überlassen. Auch Zitierregeln sind nicht formal festgelegt, sondern richten sich nach dem, was in Ihrer Scientific Community üblich ist. Bitte richten Sie alle Fragen hierzu an Ihren Betreuer. Einige Fragen beantworted auch das vom Fakultätsrat in 2015 verabschiedeten Papier „Festsetzung von fakultätsinternen Standards in der Prüfungsphase der Promotion“ (wird gerade aktualisiert und ist in Kürze hier verfügbar; Nachfragen hierzu im Dekanat).
  • Bitte verwalten Sie Ihren Strukturbaum im DocGS regelmäßig. Überprüfen Sie dabei rechtzeitig, ob Sie das Qualifikationsprogramm Ihres Graduiertenzentrums (z .B. ISAM, Topmath, Helena) erfüllen und laden Sie fehlende Unterlagen hoch. Erst wenn alles vollständig ist, erscheint Ihr Promotionsantrag in Ihrem Account.
  • Bitte beachten Sie, dass Sie zwar von verschiedenen Stellen in der Fakultät Unterstützung während der Prüfungsphase bekommen, dass jedoch die Verantwortung für die Koordinierung bei Ihnen verbleibt. Es ist daher erforderlich, dass Sie in Eigeninitiative die für Sie offenen Fragen klären.

  1. Eintragung in die Promotionsliste: Sie müssen in der Fakultät, in der Sie promovieren möchten, in die Promotionsliste eingetragen sein, entweder über DocGS oder ohne.
  2. Abgeschlossenes Anerkennungsverfahren: Wenn Sie einen ausländischen Hochschulabschluss haben, müssen Sie einen Bescheid der TUM haben, dass er als Promotionsvoraussetzung anerkannt wird. („Anerkennungsverfahren“). Das gilt auch für Masterabschlüsse aus Österreich und der Schweiz.
  3. Programm des Graduiertenzentrums (GZ) muss abgeschlossen sein: Wenn Sie Mitglied in einem GZ sind – entweder freiwillig (Gruppe 2) oder Pflichtmitglied (Gruppe 1), müssen Sie das in Ihrer Betreuungsvereinbarung festgelegte Programm abgeschlossen haben. Personen der Gruppe 3 haben hier keine Verpflichtungen. Solange Sie das Programm nicht erfüllt haben, erscheint Ihr Promotionsantrag nicht in Ihrem Account.

Die Unterlagen, die Sie für das Einreichen benötigen, finden Sie auch in Ihrem DocGS-Account unter "Dokumente"). Laden Sie folgende Dokumente hoch:

1. Lebenslauf

  • Der Lebenslauf wird später für den elektronischen Umlauf verwendet.
  • Persönliche Angaben (Private Adresse und Telefonnummer, Hobbies, etc.) sind unnötig. Der wissenschaftliche Werdegang ab dem Abitur, längere wissenschaftliche Auslandsaufenthalte, Konferenzen u. ä. genügen. Er muss beim Promotionsamt in Deutsch eingereicht werden.

2. Master-Zeugnis und -Urkunde

  • Zeugnis und Urkunde des Diplom- oder Masterabschlusses einer anderen Universität müssen Sie beglaubigt hochladen. TUM-Zeugnisse und -Urkunden erfordern keine Beglaubigung. Die beglaubigte Kopie wird dann im Promotionsamt bei der Papiereinreichung erstellt.
  • Wenn Sie Zeugnis und Urkunde bereits im Rahmen des Eintrags in die Promotionsliste hochgeladen haben (Gruppe 1), werden sie nicht nochmals benötigt und erscheinen nicht mehr in Ihrer Liste der Dokumente.
  • Wenn Sie einen Anerkennungsbescheid wegen eines ausländischen Hochschulabschlusses erhalten haben, laden Sie bitte diesen hoch und lassen Sie die Einträge für Zeugnis und Urkunde leer.

3. Dissertation

  • 5 gleichlautende Exemplare Ihrer Dissertation (Vorabexemplare)
  • Titelblatt für Vorabexemplare: Das Muster kann als pdf beschrieben oder als doc oder in Latex nachgebaut werden. Für die hier relevanten vor der mündlichen Prüfung abzugebenden sogenannten Vorabexemplare genügt eine ungefähre Nachbildung, das TUM-Logo wird in dieser Phase nicht benötigt. Die Angaben am Fuß der Seite bleiben leer, die Kommission können Sie einfüllen, wenn Sie sie bereits kennen oder Sie lassen den Bereich leer. Erst bei der Abgabe der endgültigen Exemplare nach der mündlichen Prüfung gibt Ihnen das Promotionsamt ein auszufüllendes Muster als doc. Der komplizierte Ablauf wird für die Fälschungssicherheit benötigt: Das offizielle Titelblatt wird erst nach bestandener Prüfung freigegeben.

4. Führungszeugnis

  • Wenn Sie keinen gültigen Arbeitsvertrag mit der TUM (nicht Helmholtz, MPI etc.) für den Tag der Einreichung beim Promotionsamt haben, müssen Sie ein Führungszeugnis bei der Gemeindeverwaltung Ihres Wohnorts oder elektronisch beim Kreisverwaltungsreferat beantragen.
  • Achten Sie bitte darauf, dass es von Behörde an Behörde beantragt wird und geben Sie als Adresse Studenten Service Zentrum, Promotionsamt, Arcisstr. 21, 80333 München an. Es wird dann direkt dorthin geschickt. Dies dauert ca. 2 bis 3 Wochen. Es ist 3 Monate gültig und das Promotionsamt besteht auf Einhaltung der Frist. Ist sie abgelaufen, muss ein neues beantragt werden.

5. Veröffentlichungen aus der Dissertation

  • Anzeige von Vorveröffentlichungen aus der Dissertation: In der konventionellen Promotion werden zum einen Ihre Publikationen in der Literaturliste mitgeführt. Zum zweiten werden Vorveröffentlichungen Ihrer Ergebnisse aus der Dissertation angezeigt. Bitte listen Sie Ihre Vorveröffentlichungen mit Status auf (im Reviewing, in print, to appear,etc.) und datieren Sie die Liste. Ändert sich der Status einer Ihrer Veröffentlichungen, muss das nicht nachgezogen werden. Sie unterschreiben das Blatt und fügen es dem Promotionsantrag bei. Es hat juristische Bedeutung und bleibt beim Antrag. Betroffen sind nur Vorveröffentlichungen aus der Dissertation. Sollten Sie weitere Veröffentlichungen haben, werden sie nicht angezeigt, sondern erscheinen in Ihrer Literaturliste.

6. Eidestattliche Erklärung

Melden Ihres Dissertationsthemas

Um Ihr Dissertationsthema zu melden, folgen Sie der Benutzerführung, bis Sie einen Ausdruck erstellen können. Dieser muss von dem/der Betreuer*in unterschrieben werden. Das ist das einzige Mal in ihrem Promotionsantrag, dass Sie diese Unterschrift benötigen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Prüfer und einem Gutachter?

Die Bezeichnung "Prüfer" und "Gutachter" werden oft synonym verwendet. Genaugenommen schreibt ein Prüfer ein Gutachten und nimmt an der mündlichen Prüfung teil. Ein Prüfer, der nicht an der mündlichen Prüfung teilnimmt, wird Gutachter. Auch dann, wenn im Alltag beide Begriffe nicht auseinandergehalten werden, ist Prüfer der übergeordnete Begriff.

Wer kann im Promotionsverfahren Prüfer sein?

Gemäss §10 der Promotionsordnung der TUM müssen Prüfer Hochschullehrer nach dem Bayerischen Hochschulgesetz (BayHSchG), d.h. PD oder Professor, sein. Im Idealfall gibt es eine Website, auf der sich der Prüfer mit dem Professorentitel ausweist. Die englischen Titel "Reader" und "Lecturer" sind bisher die einzigen Ausnahmen. TUM Junior Fellows können erster Prüfer (also Betreuer) für ihre eigenen Mitarbeiter und Prüfer bei Promotionen sein.

Wer kann im Promotionsverfahren NICHT Prüfer sein?

Wissenschaftliche Koryphäen aus Großforschungseinrichtungen ohne Affiliation mit einer Universität sind keine Hochschullehrer. Eine solche Affiliation erkennen Sie am leichtesten daran, dass der Wissenschaftler auf der Website einer Universität als Mitglied gelistet ist.

Wie wird eine Promotionskommission zusammengesetzt?

  • Der Vorsitzende muss ein aktiver Professor aus der Fakultät für Mathematik (MA) sein (emeritiert oder pensioniert ist nicht möglich).
  • 1. Prüfer ist automatisch Ihr Betreuer.
  • 2. Prüfer ist ein prüfungsberechtigtes Mitglied von der MA, der TUM, einer deutschen oder einer internationalen Universität. Die Funktion des 2. Prüfers können auch zwei Personen erfüllen: Eine Person schreibt das Gutachten, eine andere Person nimmt an der mündlichen Prüfung teil. Auch hier müssen beide Personen Hochschullehrer nach dem BayHSchG sein. Wenn Sie eine solche Aufsplittung wünschen, notieren Sie das bitte in Ihrem Vorschlag zur Promotionskommission, den Sie an dekanat (at) ma.tum.de schicken. Zum Beispiel: 2. Prüfer: Prof. A.B., Universität C (Gutachten)/Prof. D.E., Universität F (mündliche Prüfung).
  • 3. Prüfer ist gemäß Promotionsordnung optional; der 3. Prüfer ist aber gemäß Qualitätssicherung der MA erforderlich, falls
    • der 2. Prüfer aus MA ist. Dann muss der 3. Prüfer extern (von der TUM, aus Deutschland oder international) sein,
    • der 2. Prüfer an der mündlichen Prüfung nicht teilnehmen wird,
    • der Betreuer eine Auszeichnung in Erwägung zieht, gemäß Beschluss des Fakultätsrats vom 26.7.17: "Sollte der Betreuer eine Auszeichnung in Erwägung ziehen, soll im Rahmen der fakultätsinternen QS-Selbstverpflichtung ein 3. Prüfer von ihm benannt werden. Dieser soll als unabhängige Kontrollinstanz fungieren und daher hinreichend unabhängig sein und somit die gleichen Voraussetzungen erfüllen wie ein Prüfer im kumulativen Promotionsverfahren, wie am 10.7.2013 vom FR als QS-Maßnahme für kumulative Promotionsverfahren festgelegt, nämlich
      • eine Person, die nicht der TUM angehört und
      • die zusammen mit dem Doktoranden nicht publiziert hat.“
    • In allen Fällen kann der 3. Prüfer auch nur ein Gutachten schreiben, ohne zur mündlichen Prüfung zu kommen.
    • Auch der 3. Prüfer kann in zwei Personen aufgeteilt werden, siehe 2. Prüfer.

Regelungen innerhalb der Fakultät für Mathematik

  • Zur fakultätsinternen Qualitätssicherung ist es erforderlich, dass von den genannten Personen (einschließlich der/dem Vorsitzenden) nicht zwei Personen derselben Forschungseinheit angehören.
  • Vorsitzende müssen nicht fachnah sein, da sie mit der Qualitätssicherung des Verfahrensablaufs befasst sind.

Wie wird die Promotionskommission eingesetzt?

  • Bitte sprechen Sie mit Ihrem Betreuer über einen Vorschlag zur Zusammensetzung der Promotionskommission.
  • Ihr Betreuer möchte bitte den Vorschlag zur Promotionskommission an dekanat (at) ma.tum.de schicken. Er wird zusammen mit den Antragsunterlagen in die nächste Fakultätsratssitzung eingereicht. Zur rechtlichen Absicherung bitten wir um eine email durch den Betreuer selbst, bei der der Fakultätsrat davon ausgeht, dass sich alle vorgeschlagenen Personen mit der Mitwirkung einverstanden erklärt haben.

Einloggen in DocGS

1. Gruppe: Sie haben bereits einen DocGS-Account und können sich einloggen.

2. Gruppe: Wenn Sie ein freiwilliges Mitglied eines Graduiertenzentrums sind, haben Sie bereits einen Account. Wenn Sie kein freiwilliges Mitglied sind, haben Sie noch keinen Account. Erstellen Sie sich ein neues Bnutzerkonto und stellen Sie Ihren Antrag über die Funktion "Einreichung der Dissertation". Bitte gehen Sie nicht auf Eintragung in die Promotionsliste.

3. Gruppe: Sie haben keinen Account. Erstellen Sie sich ein neues Bnutzerkonto und stellen Sie Ihren Antrag über die Funktion "Einreichung der Dissertation". Bitte gehen Sie nicht auf Eintragung in die Promotionsliste.

Bei Problemen in DocGS wenden Sie sich bitte an docgs (at) zv.tum.de.

Der elektronische Promotionsantrag

  • Bitte im Menü in der rechten Spalte "Mein Fortschritt" auswählen, danach in der folgenden linken Spalte "Einreichen der Dissertation".
  • Hochladen der benötigten Dateien: Eine Liste der benötigten Dokumente mit Erläuterungen finden Sie in Ihrem Account im Register "Dokumente".
  • Über die Funktion Einreichen senden Sie den Antrag elektronisch ab. Fehlen verpflichtende Angaben, werden Ihre eingegebenen Daten gespeichert, aber nicht abgeschickt. Die erfolgreiche Absendung bekommen Sie mit einem grünen Haken bestätigt und erhalten ausserdem eine email darüber.

Weiterer Ablauf:

  • Gruppe 1: Sobald Sie Ihren Antrag über den "submit"-Schalter eingereicht haben, erhalten Sie eine E-Mail mit Ihrem Promotionsantrag.
  • Gruppe 2: Dekanat und Graduiertenzentrum (z.B. ISAM oder TopMath) müssen weitere Daten eintragen. Danach erhalten Sie eine E-Mail, dass Sie Ihren Promotionsantragausdrucken können. Bitte beachten Sie, dass es nach dem Einreichen des elektronischen Antrags etwas dauert, bis Ihr Promotionsantrag generiert ist. Geben Sie vorab im Dekanat Bescheid, dass Sie den Antrag abschicken, damit er schnellstmöglich bearbeitet wird. So erfahren Sie es rechtzeitig, wenn das Büro nicht besetzt ist - etwa wegen Krankheit oder Urlaub.
  • Gruppe 3: Sie erhalten den Promotionsantrag nachdem die Daten im Dekanat eingetragen wurden, ein Graduiertenzentrum ist nicht involviert. Bitte beachten Sie, dass es nach dem Einreichen des elektronischen Antrags etwas dauert, bis Ihr Promotionsantrag generiert ist. Geben Sie vorab im Dekanat Bescheid, dass Sie den Antrag abschicken, damit er schnellstmöglich bearbeitet wird. So erfahren Sie es rechtzeitig, wenn das Büro nicht besetzt ist - etwa wegen Krankheit oder Urlaub.

Bitte drucken Sie den Promotionsantrag aus und unterschreiben Sie ihn. Mit dem fertigen Promotionsantrag können Sie nun den Papierantrag erstellen. Bitte benutzen Sie keinen anderen Promotionsantrag als den in DocGS generierten.

 

Der Papierantrag

Bitte beachten Sie: Vereinbaren Sie zur Einreichung der Papierunterlagen im Promotionsbüro einen Termin.

Folgende Dokumente müssen Sie nach dem Hochladen in DocGS zusammen mit dem Promotionsantrag im Original beim Promotionsamt eingereichen:

  • Meldung Ihres Dissertationsthemas
  • Eidesstattliche Erklärung
  • Liste der Vorveröffentlichungen
  • Lebenslauf
  • beglaubigte Kopien von Master-Zeugnis und -Urkunde
    • bei TUM-Master: Originale werden im Promotionsamt beglaubigt, bitte daher bei Ihrem Einreichungstermin mitbringen.
    • Gruppe 1hat die Master-Dokumente bereits beim Eintrag in die Promotionsliste eingereicht, sie werden nicht nochmals benötigt.

Folgende weitere Dokumente müssen eingereicht werden:

  • 5 Papierexemplare der Dissertation, identisch mit der in DocGS hochgeladenen Version. Bitte beachtenSie: Rechtschreib- und Tippfehler können Sie jederzeit korrigieren.
  • Gültiger Arbeitsvertrag, andernfalls Führungszeugnis (siehe Abschnitt "Vorbereitung der Unterlagen").

Fakultätsrat

  1. Eröffnung des Promotionsverfahrens (Einreichen der Dissertation): Nach Einreichen des Promotionsantrags beim Promotionsamt entscheidet der Fakultätsrat über die Eröffnung des Promotionsverfahrens und das Einsetzen der vorgeschlagenen Prüfungskommission. Daher schlägt der Betreuer vor der betreffenden Fakultätsratssitzung gemäss Promotionsordnung eine Kommission - inklusive eines auswärtigen Mitglieds - vor (E-Mail an dekanat (at) ma.tum.de).
  2. Übergabe des Verfahrens an den Vorsitzenden: Nach der Eröffnung des Promotionsverfahrens durch den Fakultätsrat führt der Vorsitzende der Promotionskommission das Verfahren eigenverantwortlich weiter: Er holt die Gutachten ein und veranlasst nach deren Erhalt den Umlauf an alle habilitierten Mitglieder der Fakultät zur sogenannten Annahme durch die Fakultät.

Mündliche Prüfung

  1. Ist die Dissertation durch die Fakultät im Umlauf angenommen, lädt das Sekretariat des Vorsitzenden per E-Mail spätestens eine Woche vor dem Prüfungstermin zur mündlichen Prüfung ein. Den Prüfungstermin legt der Vorsitzende in Absprache mit den Kommissionsmitgliedern und dem Kandidaten fest.
  2. Die mündliche Promotionsleistung besteht zum einen aus einem fakultätsöffentlichen Vortrag über die Dissertation, an den sich eine Befragung zur Dissertation durch alle anwesenden prüfungsberechtigten Mitglieder der Fakultät anschließt. Dieser Prüfungsteil soll zusammen etwa eine halbe Stunde dauern. Anschließend folgt eine entsprechend verkürzte nichtöffentliche Prüfung durch die Prüfungskommission.

Nach der mündlichen Prüfung

  • Sofort nach dem erfolgreichen Abschluss der mündlichen Prüfung werden die vollständigen Unterlagen vom Vorsitzenden an das Dekanat und von dort an das Promotionsamt zurückgegeben. Sie können sich jetzt
    • mit dem Promotionsamt (Ute Stinzel, +49 (0)89 289 22248) wegen der Genehmigung zum Titelblatt in Verbindung setzen.
    • 6 Exemplare der endgültigen Version Ihrer Dissertation drucken lassen (ggf. nach Einarbeiten von Änderungen, die die Prüfer anordnen können).
    • die elektronische Version bei der TUM-Bibliothek hochladen.
  • Danach können Sie die vorläufige Promotionsurkunde beim Promotionsamt holen. Sie hat trotz ihrer Bezeichnung die gleichen juristischen Funktionalitäten wie die endgültige Urkunde.
  • Verleihung der Urkunde: Die endgültige Urkunde wird bei der Absolventenfeier der Fakultät überreicht.
Bei weiteren Fragen wenden Sie sich gerne an dekanat (at) ma.tum.de.

Dekanat

Lydia Weber

Lydia Weber, MBA

Dekanats­referentin

Boltzmannstr. 3
85747 Garching
Raum: MI 00.10.044

dekanat (at) ma.tum.de
+49 (0)89 289 17583