Promotionsantrag

Hier finden Sie eine vollständige Anleitung zur Einreichung Ihres Promotionsantrags, wenn Sie Ihre Dissertation abgeschlossen haben.

Für darüber hinausgehende Fragen wenden Sie sich gerne an dekanat (at) ma.tum.de. Bitte beachten Sie gegebenenfalls die Informationen zur kumulativen Promotion.

 

Seit dem 1.1.2014 werden alle Promotionsverfahren ins Dokumentenmanagementsystem der TUM-GS, dem Doc-GS, eingeleitet. Der Status der Einleitung ist abhängig vom Datum der Eintragung in die Promotionsliste:

Fakultätsrat

  1. Eröffnung des Promotionsverfahrens: Nach Einreichen des Promotionsantrags beim Promotionsamt entscheidet der FR über die Eröffnung des Promotionsverfahrens und das Einsetzen der durch den Betreuer vorgeschlagenen Promotionskommission.
  2. Übergabe des Verfahrens an den Vorsitzenden: Nach der Eröffnung des Promotionsverfahrens durch den Fakultätsrat führt der Vorsitzende der Promotionskommission das Verfahren eigenverantwortlich weiter: Er holt die Gutachten ein und veranlasst nach deren Erhalt den Umlauf an alle habilitierten Mitglieder der Fakultät zur sogenannten Annahme durch die Fakultät.

Mündliche Prüfung

  1. Ist die Dissertation durch die Fakultät im Umlauf angenommen, lädt das Sekretariat des Vorsitzenden mit email an zentrum-at-ma.tum.de spätestens 1 Woche vor dem Prüfungstermin zur mündlichen Prüfung ein. Den Prüfungstermin legt der Vorsitzende in Absprache mit den Kommissionsmitgliedern und dem Kandidaten fest.
  2. Die mündliche Promotionsleistung besteht zum einen aus einem fakultätsöffentlichen Vortrag über die Dissertation, an den sich eine Befragung zur Dissertation durch alle anwesenden prüfungsberechtigten Mitglieder der Fakultät anschließt. Dieser Prüfungsteil soll zusammen etwa eine halbe Stunde dauern. Anschließend folgt eine entsprechend verkürzte nichtöffentliche Prüfung durch die Prüfungskommission.

Nach der mündlichen Prüfung

  1. Sofort nach dem erfolgreichen Abschluss der mündlichen Prüfung werden die vollständigen Unterlagen vom Vorsitzenden an das Dekanat und von dort an das Promotionsamt zurückgegeben. Sie können sich jetzt mit dem Promotionsamt (-22248) in Verbindung setzen und die erforderlichen Unterlagen einreichen. Danach erhalten Sie beim Promotionsamt sofort die vorläufige Promotionsurkunde. Sie hat trotz ihrer Bezeichnung die gleichen juristischen Funktionalitäten wie die endgültige Urkunde.

2. Verleihung der Urkunde: Die endgültige Urkunde wird bei einer festlichen Veranstaltung der Fakultät überreicht.

 

Schematische Darstellung der Prüfungsphase

  • Bitte besprechen Sie mit Ihrer Betreuerin oder Ihrem Betreuer einen sinnvollen Abgabeschluss, da Sie nicht ohne seine Zustimmung abgeben können.
  • Die Termine zur Einreichung Ihres Promotionsantrags in den Fakultätsrat finden Sie auf der Dekanatswebsite. Die vom Promotionsamt vorgeschriebene Einreichungsfrist von 14 Arbeitstagen vor der Fakultätsratssitzung können Sie auf eigene Verantwortung unterschreiten. Das bedeutet für Sie, dass sich jede am Promotionsverfahren beteiligte Person so gut wie möglich bemühen wird, Ihren Antrag in die nächste Fakultätsratssitzung einzubringen – die Fakultät behält sich jedoch vor, dass das, z.B. krankheitsbedingt, nicht klappt. Ihr Antrag wird in diesem Fall automatisch in der nächsten Sitzung behandelt.
  • Mit Hilfe dieser Zeitkalkulation können Sie sich einen groben Überblick über die Dauer des Verfahrens verschaffen:

  • Bitte klären Sie, ob Sie kumulativ promovieren wollen (weitere Informationen hier).
  • Es gibt keine Formvorschriften bei der Abfassung der Dissertation in Bezug auf Schriftgröße, Randbreite etc. Nur das Titelblatt ist formalisiert (siehe unten), alles andere bleibt Ihnen als Autorin oder Autor überlassen. Auch Zitierregeln sind nicht formal festgelegt, sondern richten sich nach dem, was in Ihrer Scientific Community üblich ist. Bitte richten Sie alle Fragen hierzu an Ihren Betreuer. Einige Fragen beantworted auch das vom Fakultätsrat in 2015 verabschiedeten Papier „Festsetzung von fakultätsinternen Standards in der Prüfungsphase der Promotion“ (wird gerade aktualisiert und ist in Kürze hier verfügbar; Nachfragen hierzu im Dekanat).
  • Bitte verwalten Sie Ihren Strukturbaum im Doc-GS regelmäßig, überprüfen Sie dabei rechtzeitig, ob Sie das Qualifikationsprogramm Ihres Graduiertenzentrums (z.B. ISAM, Topmath, Helena) erfüllt haben und laden Sie die fehlenden Unterlagen hoch. Erst wenn hier alles vollständig ist, erscheint Ihr Promotionsantrag in Ihrem Account.
  • Bitte beachten Sie, dass Sie zwar von verschiedenen Stellen in der Fakultät Unterstützung während der Prüfungsphase bekommen, dass jedoch die Verantwortung für die Koordinierung bei Ihnen verbleibt. Es ist daher erforderlich, dass Sie in Eigeninitiative die für Sie offenen Fragen klären.

  1. Eintragung in die Promotionsliste: Sie müssen in der Fakultät, in der Sie promovieren möchten, in die Promotionsliste eingetragen sein, entweder über Doc-GS oder ohne.
  2. Abgeschlossenes Anerkennungsverfahren: Wenn Sie einen ausländischen Hochschulabschluss haben, müssen Sie einen Bescheid der TUM haben, dass er als Promotionsvoraussetzung anerkannt wird. („Anerkennungsverfahren“). Das gilt leider auch für Masterabschlüsse aus Österreich und der Schweiz (sog. „Bildungsausländer“).
  3. Programm des Graduiertenzentrums muss abgeschlossen sein: Wenn Sie Mitglied in einem GZ sind – entweder freiwillig (Gruppe 2) oder Pflichtmitglied (Gruppe 1), müssen Sie das in Ihrer Betreuungsvereinbarung festgelegte Programm abgeschlossen haben. Personen der Gruppe 3 haben hier keine Verpflichtungen. Solange Sie das Programm nicht erfüllt haben, erscheint Ihr Promotionsantrag nicht in Ihrem account.

Die für die Einreichung erforderlichen Unterlagen finden sich auch in Ihrem Doc-GS-Account (Rubrik "Dokumente"):

  • Der Lebenslauf wird später für den elektronischen Umlauf verwendet. Persönliche Angaben (Private Adresse und Telefonnummer, Hobbies, etc.) sind unnötig, der wissenschaftliche Werdegang ab dem Abitur, längere wissenschaftliche Auslandsaufenthalte, Konferenzen, etc. genügt. Er muss beim Promotionsamt in Deutsch eingereicht werden.
  • Zeugnis und Urkunde des Diplom- oder Masterabschlusses müssen beglaubigt hochgeladen werden. TUM-Zeugnisse und -Urkunden können ohne Beglaubigungen hochgeladen werden. Die beglaubigte Kopie wird dann wie bisher im Promotionsamt bei der Papiereinreichung erstellt. Wenn Sie beides bereits im Rahmen des Eintrags in die Promotionsliste hochgeladen haben (Gruppe 1), werden sie hier nicht nochmals benötigt und erscheinen nicht mehr in Ihrer Liste der Dokumente. Wenn Sie einen Anerkennungsbescheid wegen eines ausländischen Hochschulabschlusses erhalten haben, laden Sie bitte diesen hoch und lassen Sie die Einträge für Zeugnis und Urkunde leer.
  • 5 gleichlautende Exemplare Ihrer Dissertation (Vorabexemplare)
  • Titelblatt für Vorabexemplare: Das Muster kann als pdf beschrieben oder als doc oder in Latex nachgebaut werden. Für die hier relevanten vor der mündlichen Prüfung abzugebenden sogenannten Vorabexemplare genügt eine ungefähre Nachbildung, das TUM-Logo wird in dieser Phase nicht benötigt. Die Angaben am Fuß der Seite bleiben leer, die Kommission können Sie einfüllen, wenn Sie sie bereits kennen oder Sie lassen den Bereich leer. Erst bei der Abgabe der endgültigen Exemplare nach der mündlichen Prüfung gibt Ihnen das Promotionsamt ein auszufüllendes Muster als doc. Der komplizierte Ablauf wird für die Fälschungssicherheit benötigt: Das offizielle Titelblatt wird erst nach bestandener Prüfung freigegeben.
  • Wenn Sie keinen gültigen Arbeitsvertrag mit der TUM (nicht Helmholtz, MPI, etc.!) für den Tag der Einreichung beim Promotionsamt haben, müssen Sie bei der Gemeindeverwaltung Ihres Wohnorts ein Führungszeugnis beantragen, elektronisch auf https://www.muenchen.de/rathaus/Stadtverwaltung/Kreisverwaltungsreferat/Buergerbuero/Fuehrungszeugnis.html). Achten Sie bitte darauf, dass es von Behörde an Behörde beantragt wird und geben Sie als Adresse Studenten Service Zentrum Promotionsamt, Arcisstr. 21, 80333 München an. Es wird dann direkt dorthin geschickt. Es ist nach ca. 2 - 3 Wochen dort angekommen. Es ist 3 Monate gültig und das Promotionsamt besteht auf Einhaltung der Frist. Ist sie abgelaufen, muss ein neues beantragt werden.
  • Anzeige von Vorveröffentlichungen aus der Dissertation: In der konventionellen Promotion werden zum einen Ihre Publikationen in der Literaturliste mitgeführt. Zum zweiten werden Vorveröffentlichungen Ihrer Ergebnisse aus der Dissertation angezeigt. Bitte listen Sie Ihre Vorveröffentlichungen mit Status auf (im Reviewing, in print, to appear,etc.) und datieren Sie die Liste. Ändert sich der Status einer Ihrer Veröffentlichungen, muss das nicht nachgezogen werden. Sie unterschreiben das Blatt und fügen es dem Promotionsantrag bei. Es hat juristische Bedeutung und bleibt beim Antrag. Betroffen sind nur Vorveröffentlichungen aus der Dissertation. Sollten Sie weitere Veröffentlichungen haben, werden sie nicht angezeigt, sondern erscheinen in Ihrer Literaturliste.
  • Die Eidesstattliche Erklärung kann ausgedruckt und mit der Hand ausgefüllt werden.
  • Melden Ihres Dissertationsthemas: Bitte folgen Sie der Benutzerführung, bis Sie einen Ausdruck erstellen können. Dieser muss von dem/der Betreuer*in unterschrieben werden. Das ist das einzige Mal in ihrem Promotionsantrag, dass Sie diese Unterschrift benötigen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Prüfer und einem Gutachter?

Die Bezeichnung "Prüfer" und "Gutachter" werden oft synonym verwendet. Genaugenommen schreibt ein Prüfer ein Gutachten und nimmt an der mündlichen Prüfung teil. Ein Prüfer, der nicht an der mündlichen Prüfung teilnimmt, wird Gutachter. Auch dann, wenn im Alltag beide Begriffe nicht auseinandergehalten werden, ist Prüfer der übergeordnete Begriff.

Wer kann im Promotionsverfahren Prüfer sein?

Gemäss Paragraf 10 der PromO der TUM müssen Prüfer Hochschullehrer nach dem Bay. Hochschulgesetz, d.h. PD oder Professor, sein. Am besten ist es, wenn es eine website gibt, wo sich der Prüfer mit dem Professorentitel ausweist. Die englischen Titel "Reader" und "Lecturer" sind bisher die einzigen Ausnahmen. TUM Junior Fellows können erster Prüfer (also Betreuer) für ihre eigenen Mitarbeiter und Prüfer bei Promotionen sein.

Wer kann im Promotionsverfahren NICHT Prüfer sein?

Wissenschaftliche Koryphäen aus Großforschungseinrichtungen sind keine Hochschullehrer, wenn sie keine Affiliation mit einer Universität haben. Ob es diese Affiliation gibt, lässt sich am leichtesten daran erkennen, dass der Wissenschaftler auf der website einer Universität als Mitglied gelistet ist. Auch dann, wenn er ein hochrangiger leitender Wissenschaftler ist, muss diese Anforderung erfüllt sein.

Wie wird eine Promotionskommission zusammengesetzt?

  • Der Vorsitzende muss ein aktiver Professor aus MA sein (emeritiert oder pensioniert ist nicht möglich).
  • 1. Prüfer ist automatisch Ihr Betreuer.
  • 2. Prüfer ist ein prüfungsberechtigtes Mitglied aus MA, von der TUM, von einer deutschen oder von einer internationalen Universität. Die Funktion des 2. Prüfers kann aufgesplittet werden in zwei Personen: Eine Person schreibt das Gutachten, eine andere Person nimmt an der mündlichen Prüfung teil. Auch hier müssen beide Personen die Vorgabe, Hochschullehrer nach dem Bay. Hochschulgesetz zu sein, erfüllen können. Wenn Sie eine solche Aufsplittung wünschen, notieren Sie das bitte in Ihrem Vorschlag zur Promotionskommission, den Sie an dekanat@ schicken (z.B.: 2. Prüfer: Prof. A.B., Universität C (Gutachten)/Prof. D.E., Universität F (mündliche Prüfung)).
  • 3. Prüfer ist gemäß Promotionsordnung optional; der 3. Prüfer ist aber gemäß Qualitätssicherung der Fakultät MA erforderlich, falls
    • der 2. Prüfer aus MA ist. Dann muss der 3. Prüfer extern (von der TUM, aus Deutschland oder international) sein,
    • der 2. Prüfer an der mündlichen Prüfung nicht teilnehmen wird,
    • der Betreuer eine Auszeichnung in Erwägung zieht, gemäß Beschluss des Fakultätsrats vom 26.7.17: "Sollte der Betreuer eine Auszeichnung in Erwägung ziehen, soll im Rahmen der fakultätsinternen QS-Selbstverpflichtung ein 3. Prüfer von ihm benannt werden. Dieser soll als unabhängige Kontrollinstanz fungieren und daher hinreichend unabhängig sein und somit die gleichen Voraussetzungen erfüllen wie ein Prüfer im kumulativen Promotionsverfahren, wie am 10.7.2013 vom FR als QS-Maßnahme für kumulative Promotionsverfahren festgelegt, nämlich
      • eine Person, die nicht der TUM angehört und
      • die zusammen mit dem Doktoranden nicht publiziert hat.“
    • In allen Fällen kann der 3. Prüfer auch nur ein Gutachten schreiben, ohne zur mündlichen Prüfung zu kommen.
    • Auch der 3. Prüfer kann in zwei Personen aufgeteilt werden, siehe 2. Prüfer.
  • Zur fakultätsinternen Qualitätssicherung ist es erforderlich, dass von den genannten Personen (einschließlich der/dem Vorsitzenden) nicht 2 Personen der gleichen M-Einheit angehören.
  • Vorsitzende müssen nicht fachnah sein, da sie mit der Qualitätssicherung des Verfahrensablaufs befasst sind.

Wie wird die Promotionskommission eingesetzt?

  • Bitte sprechen Sie mit Ihrem Betreuer über einen Vorschlag zur Zusammensetzung der Promotionskommission.
  • Ihr Betreuer möchte bitte den Vorschlag zur Promotionskommission an dekanat-at-ma.tum.de schicken. Er wird zusammen mit den Antragsunterlagen in die nächste Fakultätsratssitzung eingereicht. Zur rechtlichen Absicherung bitten wir um eine email durch den Betreuer selbst, bei der der Fakultätsrat davon ausgeht, dass sich alle vorgeschlagenen Personen mit der Mitwirkung einverstanden erklärt haben.

Weitere Fragen? Bei weiteren Fragen zur Zusammensetzung der Kommission schreiben Sie bitte an dekanat-at-ma.tum.de

Der elektronische Promotionsantrag: Einloggen in Ihr doc-gs account:

1. Gruppe: Sie kennen Ihr account und haben schon damit gearbeitet. Bitte loggen Sie sich ein.

2. Gruppe: Wenn Sie ein freiwilliges Mitglied eines Graduiertenzentrums sind, haben Sie ein account. Bitte loggen Sie sich ein. Falls Sie Ihre login-Daten nicht mehr kennen, wenden Sie sich bitte an docgs (at) zv.tum.de. Wenn Sie kein freiwilliges Mitglied sind, haben Sie kein account. Sie müssen sich über den Schalter „Einreichen“ ein provisorisches account erstellen. Bitte gehen Sie nicht auf Eintragung in die Promotionsliste. Bei Problemen melden Sie sich bitte bei docgs@zv.tum.de.

3. Gruppe: Sie haben kein account. Sie müssen sich über den Schalter „Einreichen“ ein provisorisches account erstellen. Bitte gehen Sie nicht auf Eintragung in die Promotionsliste. Bei Problemen melden Sie sich bitte bei docgs (at) zv.tum.de.

Der elektronische Promotionsantrag

  • Bitte im Menü in der rechten Spalte "Mein Fortschritt" auswählen, danach in der folgenden linken Spalte "Einreichen der Dissertation".
  • Hochladen der benötigten Dateien: Eine Liste der benötigten Dokumente mit Erläuterungen finden Sie in Ihrem Account im Register "Dokumente".
  • Über die Funktion Einreichen senden Sie den Antrag elektronisch ab. Fehlen verpflichtende Angaben, werden Ihre eingegebenen Daten gespeichert, aber nicht abgeschickt. Die erfolgreiche Absendung bekommen Sie mit einem grünen Haken bestätigt und erhalten ausserdem eine email darüber.

Weiterer Ablauf:

  • Gruppe 1: Sobald Sie Ihren Antrag über den "submit"-Schalter eingereicht haben, erhalten Sie eine email mit Ihrem Promotionsantrag.
  • Gruppe 2: Dekanat und Graduiertenzentrum (z.B. ISAM, HELENA oder Top_Math) müssen weitere Daten eintragen. Danach erhalten Sie eine email, dass Sie Ihren Promotionsantrag nun ausdrucken können. Bitte planen Sie daher ein, dass es nach dem Einreichen des elektronischen Antrags etwas dauert, bis Ihr Promotionsantrag generiert ist. Gerne geben Sie im Dekanat Bescheid, wenn Sie beabsichtigen, den Antrag abzuschicken. Wenn das abgesprochen ist, wird er dort durchgewunken. Spricht man es dagegen nicht ab, läuft man Gefahr, dass das Büro auch schon mal nicht besetzt ist (Urlaub, Krankheit, etc.
  • Gruppe 3: Sie erhalten den Promotionsantrag nachdem im Dekanat die Daten eingetragen wurden, ein Graduiertenzentrum ist nicht involviert. Bitte planen Sie daher ein, dass es nach dem Einreichen des elektronischen Antrags etwas dauert, bis Ihr Promotionsantrag generiert ist. Gerne geben Sie im Dekanat Bescheid, wenn Sie beabsichtigen, den Antrag abzuschicken. Wenn das abgesprochen ist, wird er dort durchgewunken. Spricht man es dagegen nicht ab, läuft man Gefahr, dass das Büro auch schon mal nicht besetzt ist (Urlaub, Krankheit, etc.).

Bitte drucken Sie den Promotionsantrag aus und unterschreiben Sie ihn. Mit dem fertigen Promotionsantrag können Sie nun den Papierantrag erstellen. Bitte benutzen Sie keinen anderen Promotionsantrag als den in Doc-GS generierten.

Der Papierantrag

Bitte beachten: Zur Einreichung der Papierunterlagen im Promotionsbüro vereinbaren Sie bitte einen Termin.

Folgende Dokumente müssen nach dem Hochladen in Ihr Doc-GS Account zusammen mit dem Promotionsantrag im Original beim Promotionsamt eingereicht werden:

  • Meldung Ihres Dissertationsthemas
  • Eidesstattliche Erklärung
  • Liste der Vorveröffentlichungen
  • Lebenslauf
  • beglaubigte Kopien von Master-Zeugnis und -Urkunde
    • bei TUM-Master: Originale werden im Promotionsamt beglaubigt, bitte daher bei Ihrem Einreichungstermin mitbringen.
    • Gruppe 1hat die Master-Dokumente bereits beim Eintrag in die Promotionsliste eingereicht, sie werden nicht nochmals benötigt.

Folgende weitere Dokumente müssen eingereicht werden:

  • 5 Papierexemplare der Dissertation, identisch mit der im doc-gs hochgeladenen Version (Bitte beachten: Rechtschreib- und Tippfehler können jederzeit korrigiert werden)
  • Gültiger Arbeitsvertrag, andernfalls Führungszeugnis (siehe dazu Abschnitt Vorbereitung der Unterlagen)

Nach der Einreichung des Antrags: Das Promotionsverfahren in der Fakultät

Fakultätsrat

  1. Eröffnung des Promotionsverfahrens (Einreichen der Dissertation): Nach Einreichen des Promotionsantrags beim Promotionsamt entscheidet der FR über die Eröffnung des Promotionsverfahrens und das Einsetzen der vorgeschlagenen Prüfungskommission. Daher schlägt der Betreuer vor der betreffenden FR-Sitzung gemäss Promotionsordnung eine Kommission (inklusive eines auswärtigen Mitglieds) vor (email an dekanat-at-ma.tum.de).
  2. Übergabe des Verfahrens an den Vorsitzenden: Nach der Eröffnung des Promotionsverfahrens durch den Fakultätsrat führt der Vorsitzende der Promotionskommission das Verfahren eigenverantwortlich weiter: Er holt die Gutachten ein und veranlasst nach deren Erhalt den Umlauf an alle habilitierten Mitglieder der Fakultät zur sogenannten Annahme durch die Fakultät.

Mündliche Prüfung

  1. Ist die Dissertation durch die Fakultät im Umlauf angenommen, lädt das Sekretariat des Vorsitzenden mit email an zentrum-at-ma.tum.de spätestens 1 Woche vor dem Prüfungstermin zur mündlichen Prüfung ein. Den Prüfungstermin legt der Vorsitzende in Absprache mit den Kommissionsmitgliedern und dem Kandidaten fest.
  2. Die mündliche Promotionsleistung besteht zum einen aus einem fakultätsöffentlichen Vortrag über die Dissertation, an den sich eine Befragung zur Dissertation durch alle anwesenden prüfungsberechtigten Mitglieder der Fakultät anschließt. Dieser Prüfungsteil soll zusammen etwa eine halbe Stunde dauern. Anschließend folgt eine entsprechend verkürzte nichtöffentliche Prüfung durch die Prüfungskommission.

Nach der mündlichen Prüfung

  • Sofort nach dem erfolgreichen Abschluss der mündlichen Prüfung werden die vollständigen Unterlagen vom Vorsitzenden an das Dekanat und von dort an das Promotionsamt zurückgegeben. Sie können sich jetzt
    • mit dem Promotionsamt (-22248) wegen der Genehmigung zum Titelblatt in Verbindung setzen
    • 6 Exemplare der endgültigen Version Ihrer Dissertation drucken lassen (ggf. nach Einarbeiten von Änderungen, die die Prüfer anordnen können)
    • die elektronische Version bei der TU-Bibliothek hochladen auf .
  • Danach können Sie die vorläufige Promotionsurkunde beim Promotionsamt in Empfang nehmen. Sie hat trotz ihrer Bezeichnung die gleichen juristischen Funktionalitäten wie die endgültige Urkunde.
  • Verleihung der Urkunde: Die endgültige Urkunde wird bei einer festlichen Veranstaltung der Fakultät überreicht.

Dekanat

Lydia Weber

Lydia Weber, MBA Dekanatsreferentin

Boltzmannstr. 3
85747 Garching
Raum: MI 00.10.044

dekanat (at) ma.tum.de
+48 (0)89 289 17583